Wichtige Aspekte bei Prüfung und Erstellung

In der heutigen digitalen Geschäftswelt ist die Auslagerung von Dienstleistungen an Dritte keine Seltenheit mehr. Unternehmen arbeiten eng mit externen Dienstleistern zusammen, um Aufgaben effizienter zu erledigen. Bei der Übertragung personenbezogener Daten an externe Dienstleister ist es jedoch von entscheidender Bedeutung, die Datenschutzanforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der Europäischen Union und anderer geltender Datenschutzgesetze einzuhalten. Hier kommen Auftragsdatenverarbeitungsverträge (ADV-Verträge) ins Spiel. In diesem Artikel werden wir uns mit der Prüfung und Erstellung von ADV-Verträgen befassen und die wichtigsten Aspekte hervorheben.

1. Vertragsprüfung:

Bevor Sie einen Auftragsdatenverarbeitungsvertrag unterzeichnen, ist es wichtig, den Vertrag sorgfältig zu prüfen. Hier sind einige Schlüsselelemente, die Sie berücksichtigen sollten:

• Vertragsgegenstand: Stellen Sie sicher, dass der Vertrag den genauen Umfang der Datenverarbeitung und die Zwecke, für die die Daten verarbeitet werden, klar definiert.
• Datensicherheit: Überprüfen Sie, ob der Vertrag angemessene Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz der personenbezogenen Daten enthält. Dies kann technische und organisatorische Maßnahmen wie Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und regelmäßige Sicherheitsaudits umfassen.
• Unterauftragsverarbeitung: Überprüfen Sie, ob der Dienstleister berechtigt ist, Unterauftragnehmer einzusetzen, und ob dies im Vertrag angemessen geregelt ist. Stellen Sie sicher, dass der Dienstleister die gleichen Datenschutzverpflichtungen gegenüber Unterauftragnehmern eingeht wie gegenüber Ihnen.
• Datenübermittlung: Klären Sie, ob der Vertrag klare Bestimmungen zur grenzüberschreitenden Übermittlung personenbezogener Daten enthält, insbesondere außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums. Stellen Sie sicher, dass geeignete Datenschutzmechanismen wie Standardvertragsklauseln oder Binding Corporate Rules vereinbart werden, wenn dies erforderlich ist.

2. Vertragserstellung:

Wenn Sie einen Auftragsdatenverarbeitungsvertrag erstellen, sollten Sie sicherstellen, dass er alle notwendigen Bestimmungen enthält, um die Einhaltung der DSGVO sicherzustellen. Hier sind einige wichtige Punkte, die berücksichtigt werden sollten:

• Vertragsparteien: Identifizieren Sie klar die Vertragsparteien und geben Sie an, ob es sich um einen Vertrag zwischen einem Verantwortlichen und einem Auftragsverarbeiter oder zwischen zwei Auftragsverarbeitern handelt.
• Verarbeitungszwecke und -dauer: Definieren Sie den genauen Zweck und die Dauer der Datenverarbeitung. Stellen Sie sicher, dass die Daten nur für den vereinbarten Zweck verwendet und nach Ablauf der Auftragsbeziehung gelöscht oder zurückgegeben werden.
• Rechte und Pflichten: Legen Sie die Verpflichtungen des Auftragsverarbeiters in Bezug auf Datensicherheit, Vertraulichkeit, Meldepflichten bei Datenschutzverletzungen und die Unterstützung des Verantwortlichen bei der Erfüllung der Rechte der betroffenen Personen fest.
• • Datenübermittlung: Legen Sie fest, wie und unter welchen Bedingungen personenbezogene Daten an Dritte übermittelt werden dürfen. Stellen Sie sicher, dass dies nur im Einklang mit den geltenden Datenschutzgesetzen und mit der ausdrücklichen Zustimmung des Verantwortlichen erfolgt.
  • Haftung und Schadenersatz: Klären Sie die Haftungsregelungen im Falle von Datenschutzverletzungen oder Verstößen gegen den Vertrag. Stellen Sie sicher, dass angemessene Schadenersatzansprüche und Haftungsbegrenzungen festgelegt sind.
  • Vertragsbeendigung: Bestimmen Sie die Bedingungen für die Beendigung des Vertrags, einschließlich der Rückgabe oder Löschung der personenbezogenen Daten nach Vertragsende.Kontroll- und Überwachungsrechte: Vereinbaren Sie klare Bestimmungen, die dem Verantwortlichen die Möglichkeit geben, die Einhaltung der Datenschutzvorschriften durch den Auftragsverarbeiter zu überwachen. Dies kann den Zugang zu Auditberichten, Inspektionen vor Ort und die Zusammenarbeit bei Datenschutzprüfungen umfassen.

     

  Die Prüfung und Erstellung von Auftragsdatenverarbeitungsverträgen ist ein entscheidender Schritt, um die Einhaltung der Datenschutzanforderungen sicherzustellen und das Vertrauen der Kunden zu wahren. Es ist ratsam, sich bei der Erstellung und Überprüfung von ADV-Verträgen an erfahrene Datenschutzexperten zu wenden, um sicherzustellen, dass alle relevanten Aspekte berücksichtigt werden. Durch die sorgfältige Gestaltung von ADV-Verträgen können Unternehmen ihre Verantwortung als Verantwortliche für personenbezogene Daten wahrnehmen und eine solide Grundlage für eine vertrauensvolle Zusammenarbeit mit Auftragsverarbeitern schaffen.